VOTRE MISSION

Le spécialiste des comptes clients (AR) est responsable de la gestion des paiements entrants, de la tenue des dossiers précis des comptes clients et du recouvrement rapide des soldes impayés.

Responsabilités principales

Facturation et recouvrement

  • Créer, examiner et émettre les factures clients dans NetSuite, en assurant l'exactitude des prix, des quantités, du traitement fiscal et des conditions clients.
  • Vérifier que les factures sont dûment appuyées par des bons de commande, des contrats ou des documents de livraison avant leur émission.
  • Gérer les factures récurrentes et les calendriers de facturation dans NetSuite, le cas échéant.
  • S'assurer que les factures sont livrées aux clients selon les méthodes convenues (courriel, portail, EDI, etc.).

Traitement des encaissements et des paiements

  • Appliquer les paiements des clients avec précision et rapidité dans NetSuite.
  • Faire correspondre les paiements aux factures ouvertes et résoudre les transactions non appliquées ou sous-payées.
  • Traiter les remboursements clients et les notes de crédit dans NetSuite, tel qu'approuvé.
  • Tenir des registres précis des encaissements et appuyer le rapprochement quotidien ou hebdomadaire des liquidités.
  • Rapprocher les comptes clients pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des registres des comptes clients.
  • Enquêter et résoudre les écarts de facturation, les soldes créditeurs et les encaissements non appliqués.
  • Préparer et distribuer les rapports des comptes clients à partir de NetSuite, y compris l'ancienneté, l'état des recouvrements et les soldes clients.
  • Soutenir les activités de clôture de fin de mois liées aux comptes clients, y compris les rapprochements et le soutien aux écritures de journal.

Recouvrement et gestion de comptes

  • Surveiller les rapports de vieillissement des comptes clients dans NetSuite et faire un suivi proactif des soldes en souffrance.
  • Communiquer de manière professionnelle avec les clients concernant le statut des paiements, les questions de facturation et les écarts.
  • Documenter l'activité de recouvrement, les communications avec les clients et l'état des litiges directement dans NetSuite.
  • Escalader les comptes délinquants conformément aux politiques de crédit et de recouvrement de l'entreprise.

Administration de NetSuite et intégrité des données

  • Maintenir des données de base client précises dans NetSuite, y compris les contacts de facturation, les conditions de paiement et les paramètres fiscaux.
  • S'assurer que les transactions des comptes clients sont correctement codées et alignées sur les politiques comptables de l'entreprise.
  • Aider aux tests, aux améliorations et aux optimisations de processus NetSuite liés aux flux de travail des comptes clients.
  • Suivre les contrôles internes et les normes de documentation pour assurer la préparation aux audits.

Collaboration interfonctionnelle

  • Travailler en étroite collaboration avec les équipes de soutien aux ventes et de service à la clientèle pour résoudre les problèmes de facturation et prévenir les écarts futurs.
  • Coordonner avec la direction de la comptabilité et des finances pour appuyer les prévisions de trésorerie et les rapports.
  • Participer aux efforts d'amélioration continue pour rationaliser les processus des comptes clients et réduire le nombre de jours de ventes en attente (DSO).

Qualifications

· Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis; baccalauréat en comptabilité ou en finance préféré

· 1 à 3 ans d'expérience en comptabilité clients ou en comptabilité générale préféré

· Grande attention aux détails et compétences organisationnelles

· Maîtrise des logiciels de comptabilité et de Microsoft Excel

· Compétences en communication écrite et verbale claires

· Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais

Conditions de travail

  • Environnement de bureau avec exposition périodique à un environnement d'entrepôt
  • Ce poste peut exiger de soulever des objets pesant jusqu'à 25 livres sans aide.
  • Le niveau sonore est faible et typique d'un petit bureau.
  • Un espace de travail en cubicule ou un bureau individuel, une chaise ergonomique et le matériel informatique sont fournis.